Czy spotkania to strata czasu czy inwestycja?

Zmniejszenie ilości spotkań

Zmniejszyliśmy ilość czasu spędzanego na spotkaniach, ale czy zauważyliśmy tę różnicę? Nowe badania sugerują, że pomimo znacznej redukcji, nie zawsze odczuwamy zyskany czas. Według badań przeprowadzonych przez firmę Reclaim.ai czas spędzony na spotkaniach spadł do 14,8 godzin tygodniowo w 2024 roku z 21,5 godziny na tydzień w 2021 roku. Co więcej, mimo zmniejszenia liczby spotkań, pracownicy brali udział tylko w 83% z nich, często z powodu zbyt napiętego grafiku.

Kwestia jakości, nie ilości

Reclaim.ai, firma zajmująca się tworzeniem aplikacji kalendarza wykorzystującej sztuczną inteligencję, wykazała, że czas spędzony na spotkaniach przez pracowników biurowych spadł aż o 31% według danych uzyskanych od 1300 badanych pracowników. Chociaż ta redukcja może zaskoczyć wielu z nas, w rzeczywistości wiele osób nadal jest związanych zbyt wieloma wydarzeniami kalendarza. Zmniejszenie liczby spotkań częściowo jest wynikiem pandemii, kiedy wiele osób pracowało z domu, a liczba spotkań, zwłaszcza indywidualnych, gwałtownie wzrosła.

Spotkania – konieczność, czy strata czasu?

Pomimo zmniejszenia liczby spotkań, nadal uczestniczymy w średnio 17,1 spotkań tygodniowo. Zgodnie z badaniem, które skupiło się na firmach technologicznych, pracownicy spędzają 37% swojego czasu pracy na spotkaniach. Reclaim.ai stwierdziła, że bazując na średnim wynagrodzeniu w USA, te spotkania kosztują około 29 000 USD na pracownika rocznie. Tymi, które mają największy wpływ na nasze kalendarze, są spotkania zespołowe. Jest ich średnio 6,7 na tydzień, chociaż prawie ośmiu na dziesięciu pracowników odwołało lub przełożyło jedno z nich w ciągu ostatniego roku z powodu przepełnionych kalendarzy.

Nowoczesne wyzwania pracy zdalnej

Wzrost pracy zdalnej podczas pandemii, a nawet, teraz gdy wracamy do częściowych ustawień hybrydowych, sprawił, że wiele z nas widzi spotkania jako kluczowy sposób na łączenie się z innymi. Część pracowników poczuła, że musi nawiązać nowe więzi z kolegami po latach pracy na odległość. "Te relacje zwykle budowały się w biurze w różne, często przypadkowe, sposób", stwierdził Henry Shapiro z Reclaim.ai.

Pozytywne aspekty spotkań

Chociaż spotkania mogą być męczące, często są one niezbędne i mają swoje miejsce, szczególnie w przypadku pracowników, którzy nie są codziennie razem. Mimo to konieczne jest, aby były one dobrze wykorzystanym czasem. Zarządzanie kalendarzem może okazać się destrukcyjne dla produktywności, a badanie pokazało, że pracownicy spędzają około trzech godzin tygodniowo na rezerwacji i przekładaniu spotkań. I choć niektórzy mogą narzekać na spotkania, mają one swoją wartość. Wiele osób – szczególnie na początku swojej kariery – korzysta ze spotkań do dojrzewania i uczenia się, co dzieje się, gdy ludzie mogą się nie zgadzać. To kluczowe doświadczenie, które pozwala nam zrozumieć, jak rozwiązywać problemy.

Źródło: www.businessinsider.com